Vrijdagmiddag. Ik stond bij de Gamma met vier klapstoelen onder mijn arm. Hmmmm dacht ik. Dit was niet de bedoeling. Het verrassingsfeestje voor mijn partner was spontaan ontstaan. Leuk idee, datum gecheckt, mensen uitgenodigd. Pas later bedacht ik de vraag die ik mezelf eerder had moeten stellen: waar gaan al die mensen eigenlijk zitten? Want onze hofjeswoning is knus, maar ook klein.
Thuis telde ik nog eens. Bank, eetkamerstoelen, bureaustoel, keukenkrukje. Dat was het. Ik telde nog een keer. Oeps. Met een groepje oudere jongeren staand Hitster spelen -want dat zouden we gaan doen- leek me niet zo’n goed plan. Dus daar liep ik tussen de bouwmaterialen stoelen te zoeken die ik normaal nooit zou kopen, maar nu ineens nodig had.
Spontaan idee, rommelige uitwerking
Het bleef niet bij die stoelen. De hapjes gingen sneller op dan verwacht. De drank ook. Niemand klaagde. Dat doen mijn vrienden niet. Maar ik merkte dat ik me toch zorgen maakte. De koelkast werd in rap tempo leger en leger. In mijn hoofd was ik steeds aan het rekenen, terwijl ik eigenlijk gewoon wilde genieten. Alles kwam goed, maar wel met een last minute extra rondje naar de supermarkt.
Het verjaardagsfeestje was geslaagd. Ook het idee was prima. Het zat ’m in de voorbereiding. Die was er niet echt. Alles ging ad hoc en moest snel-snel tussendoor. En de bijna-jarige mocht natuurlijk geen argwaan krijgen dat ik iets aan het bekokstoven was. Ruimte om rustig na te denken had ik mezelf niet gegund. Aan de uitwerking van mijn idee begon ik pas toen de genodigden al bijna op de stoep stonden.
Nog ‘even’ wat communiceren
Een paar dagen later zat ik in een overleg bij een opdrachtgevers Er kwam een educatieve activiteit aan waarvoor deelnemers geworven moesten. Het plan lag al klaar, de inhoud was bepaald, de datum stond vast. Halverwege zei de projectleider: ‘Dit moet natuurlijk ook nog even gecommuniceerd worden.’
Even. Alsof het een bijzaak was. Alsof je pas aan stoelen denkt als de gasten al onderweg zijn.
Dit maak ik vaak mee in communicatieland. Activiteiten, projecten, initiatieven die al vorm hebben gekregen, en waar dan op in een later stadium iemand bedenkt: dit moet ook nog naar buiten. Dan wordt het ineens urgent. Dan moet het snel. En gaat het vaak niet meer over wat echt nodig is, maar over wat er binnen de tijd nog kan.
Achter de schermen
Net als bij mijn spontane feestje gaat er meestal niets mis. Van buitenaf ziet het er vaak prima uit. Er komt een bericht, een aankondiging en een oproep. Maar achter de schermen is het trekken en duwen. En kost het dikwijls meer dan nodig is. Extra afstemming. Extra correcties. Haastwerk. Stress. En dingen laten liggen omdat er simpelweg geen tijd meer voor is.
Veel daarvan is te voorkomen. Niet door het groter te maken of ingewikkelder. Maar door op tijd in beweging te komen en tijdig met de juiste poppetjes om de tafel te gaan zitten. Op het moment dat het idee ontstaat. Als er nog rust is. En er nog iets te kiezen valt. Want communicatie-inzet is geen sluitstuk, maar onderdeel van het plan.
Een goede voorbereiding scheelt tijd én geld
Die klapstoelen van mij liggen stof te happen op de vliering. Ze staan daar dus niet omdat ik ze nodig had, maar omdat ik te laat begon met nadenken over wat er allemaal bij een feestje komt kijken. In mijn werk zie ik datzelfde mechanisme terug. Te laat aanhaken betekent bijsturen, herstellen en repareren. Dat kost tijd. En tijd kost geld. Daarom wijs ik opdrachtgevers er op dat je communicatie er niet later ‘nog even bij doet’, maar iets is wat vanaf het begin meeloopt. Niet om het groter te maken, maar om te voorkomen dat je op vrijdagmiddag alsnog stoelen moet gaan kopen.