Laatst had ik het met een vriendin over werkvergissingen. Ik vertelde over de vergaderbaan die ik ooit had bij een grote organisatie met honderden werknemers. Dat dienstverband duurde maar kort. Al na mijn eerste werkweek wist ik: dit gaat ‘m niet worden. Niet alleen omdat we geen vaste werkplekken hadden -elke dag een ander bureau, alsof je op speeddate was met kantoormeubilair- maar vooral vanwege de manier van werken. Elke dag kwam ik volledig leeg gezogen én uitgepraat thuis.
Waarom had ik eigenlijk op deze baan gesolliciteerd?
Van te voren had ik me verheugd op schrijfmeters maken: nieuwsbrieven, artikelen voor de website, interviews. Lekker actief de boer op om mooie verhalen te verzamelen en op te tekenen. Nieuwe mensen ontmoeten en nieuwe dingen leren. Maar wat deed ik driekwart van mijn werktijd? Vergaderen. Over communicatie. Dit verzin ik niet! Minimaal de helft van de dag zat ik in overleg. Saai, maar bovenal uitermate vermoeiend. Ruim voor de lunchpauze was mijn energie meestal al op.
Mijn functietitel was communicatiemedewerker, in de praktijk was ik vooral communicatienotulist
Het echte schrijfwerk moest ik uitzetten bij freelancers. Die schrijvers moest ik briefen over de inhoud en boodschap van het gewenste artikel. De door hen aangeleverde tekst voorzag ik vervolgens van feedback en stuurde ik net zo lang heen en weer tot het naar de wens van de senior communicatieadviseur was (ja, er was ook nog een communicatierangorde). En telkens dacht ik: in deze tijd had ik het artikel zelf kunnen schrijven. Dat was niet alleen goedkoper geweest, maar ook sneller.
Vergaderen over communicatie kost meer tijd dan gewoon communiceren
Die wijze les ben ik nooit meer vergeten. Bij organisaties schuift communicatie nogal eens naar het einde van de prioriteitenlijst. Eerst ‘het echte werk’, dan pas nadenken over hoe je dat werk uitlegt, deelt of zichtbaar maakt. En ondertussen is er wél ruimte in de agenda’s voor extra overleg. Dat is best ironisch, me dunkt. Blijkbaar is er tijd genoeg om met meerdere mensen te praten over iets wat ook in een mail van een paar regels had gekund. Maar er is geen tijd om die mail te schrijven.
Communicatie wordt vaak gezien als tijdrovend
‘We moeten eerst dingen doen, dan praten we er wel over.’ Maar wat gebeurt er als je niet communiceert? Dan krijg je misverstanden, ruis op de lijn of dubbelop werk. En niet onbelangrijk: enorme energielekkage bij de communicatiemedewerker 😉. En wat doen we dan? Juist: nóg een overleg om de boel recht te trekken. Het is alsof je een lekkende kraan niet repareert, maar elke dag een emmer water weggooit. Efficiënt is anders.
Slimme keuzes besparen tijd
Goede communicatie is geen tijdvreter, maar een tijdbespaarder. Een duidelijke mail voorkomt twee vergaderingen. Een helder intranetbericht voorkomt tien vragen aan de administratie. Daarom pleit ik voor investeren in communicatie in plaats van eindeloze overleggen. Vergaderen is duur: een paar professionals een uur bij elkaar kost meer dan een goed geschreven tekst.
Hoe pak je het aan?
Overleggen is nodig, maar niet als het vooral gaat over… overleggen. Stel jezelf de vraag: Kunnen we dit oplossen met een mail, een bericht of een kort plan? Grote kans dat je zo tijd wint én energie overhoudt. Een goed bericht op intranet kost minder tijd dan overleggen over het besluit dat er een bericht op intranet moet komen.
Een paar tips:
- Begin met een communicatieplan: geen boekwerk, maar gewoon een A4’tje met wie doet wat, wanneer, hoe en waarom.
- Durf nee te zeggen tegen overbodige overleggen: Vraag: ‘Kan dit ook in een mailtje of belletje?’
- Geef de communicatieadviseur ruimte: Laat haar doen waar ze goed in is, en dat is niet alleen notuleren
De volgende keer dat je een vergaderverzoek krijgt, denk dan even aan mijn oude vergaderbaan: Wil ik praten over praten, of doen wat nodig is? Oh en die voormalige baan van mij? Nog binnen mijn proeftijd nam ik ontslag. En besloot nooit meer de veilige werkroute te kiezen, maar enkel nog mijn intuïtie en hart te volgen.