Ik denk dat veel mensen zich geen leven meer zonder Whatsapp kunnen voorstellen. Het is dan ook een reuze handig communicatiemedium. Je hebt WhatsApp altijd bij (en zelfs in ๐) je hand en de app staat 24/7 tot je dienst. Je appt je partner vanuit de trein dat je wat later thuis bent, spreekt een lunchdatum af met een vriendin, feliciteert jarigen en houdt de vinger aan de pols bij belangrijke life events van je naasten. Hoe praktisch ook, het voelt voor mij soms als een dagtaak om dit allemaal bij te houden.
En dan zijn er nog de WhatsAppgroepen
Ik zit in appgroepen met familieleden, met vriendinnen van de studie en vriendinnen van vroeger, met muziekvrienden en met mensen uit de buurt. Dan heb je nog de mensen die je aan groepen toevoegen als verjaarsuitnodiging of het afstemmen van cadeaus voor een gemeenschappelijke vriend(in). Weinigen weten nog dat je hiervoor een verzendlijst kunt aanmaken, waarmee je jouw bericht eenmalig naar veel mensen tegelijk kunt sturen zonder dat je meteen in een groep zit en je telefoon volloopt met appreacties. (psttt lees hier hoe je zo’n verzendlijst maakt ๐)
Met mijn klanten app ik heel wat af
Ook bij mijn opdrachtgevers is WhatsApp hรจt communicatiemiddel. Dat was in het begin best even wennen. Ik prijs me rijk met mijn vaste opdrachtgevers, maar dit betekent ook dat ik voor iedere klant in een appgroep zit en vaak ook nog in sub-app-groepen met bepaalde medewerkers van de organisatie. Die appstroom blijft alle dagen van de week doorgaan. Vandaar dat ik sinds vorig jaar een werktelefoon heb. Zo houd ik werk en privรฉ beter gescheiden en krijg ik op zaterdagavond geen appjes over aanpassingen aan de website of foto’s voor de socials te zien.
Want ook klusjes gaan tegenwoordig via WhatsApp
Voorheen ontving ik deze via e-mail of telefoon, nu komen de verzoeken ook binnen via WhatsApp. Is die flyertekst al klaar? Wat is de deadline voor het drukwerk? Wil je even een foto aanpassen op de homepage? Kun je op deze datum aansluiten bij een overleg? Hierbij 50 fotoโs van activiteit zus of congres zo om te delen op de socials. De afzender kan deze handeling vervolgens van haar/zijn lijstje afvinken, maar bij mij ontstaat er een separate Whatsapp actielijst.
Door deze werkwijze vergeet ik soms actiepunten
Simpelweg omdat het appje met de vraag of het klusje na zoveel uur alweer onderaan de apprij bungelt. Na een vakantie (de werkmobiel mag niet mee!) struin ik mijn WhatsAppgroepen af, lees alle berichtjes, bekijk gedeelde links en sla fotoโs op. Daar ben ik rustig een of twee uur mee bezig. De verzoeken en vragen zet ik per organisatie op ’n actielijstje en dit mail (of app ๐) ik vervolgens naar mezelf. Die tijd vergeet ik trouwens nogal eens te factureren, aangezien ik op zo’n moment voor vier of vijf klanten tegelijk werk.
Overzicht houden in de wirwar aan appjes en groepen is een 21e eeuwse vaardigheid op zich!
Ik ben dan ook benieuwd hoe jullie hiermee omgaan. Heeft communiceren via WhatsApp jouw werkleven verbeterd of juist lastiger gemaakt? Wat vind je fijn en wat kun je missen als kiespijn? Misschien kunnen we elkaar inspireren met slimme oplossingen en handige tips voor een prettige samenwerking met WhatsApp. Deel jouw adviezen en/of ervaringen -zowel zakelijk als privรฉ- met mij. Ik verzamel alle reacties en deel deze in een LinkedIn-post. Je kunt je hier abonneren op mijn LinkedIn nieuwsbrief. Dan ontvang je m’n volgende blog automatisch in je mailbox!
Zo eens, het is ook ee heel werk om erachter terug te vinden omdat je eerst toch je hele emailbox gaat nazoeken, daarna pas denkt dat het ook in een whatsapp kan staan. Ik vraag klanten altijd het even naar me te mailen als de (vaak onvolledige) vraag/opdracht per whatsapp binnenkomt…
Dat is heel verstandig!
Was het maar alleen whatsapp naast de mail. En niet ook nog signal, teams, etc. Gescheiden werk- en privรฉtelefoon kan ik iedereen aanraden. Ik heb de alles-in-1 denk ik een maand vol gehouden. Toen werd ik hek van de werkberichten in vrije tijdโฆ.
Ik heb ook twee telefoons. Niet te doen anders!